Pět chyb, které jsme v účetnictví viděli už několikrát a možná je děláte i vy

Pět chyb, které v účetnictví vidíme znovu a znovu. Možná je děláte i vy – a nevíte o tom. Přečtěte si, co bývá nejzrádnější a jak to řešit dřív než při kontrole.

Za roky praxe jsme viděli účetní trable všech velikostí. Velké i malé, úmyslné i neúmyslné, takové, které se daly snadno napravit, i takové, které firmu stály desetitisíce. A přesto se pět z nich opakuje poměrně pravidelně. 

Nejde o exotické daňové konstrukce ani o záměrné podvody. Jde o chyby, které vznikají z přetížení, neznalosti nebo prostého odkládání. A právě proto jsou nejnebezpečnější.

Časté chyby v účetnictví 

Chyba č. 1: Míchání osobních a firemních financí

Majitel zaplatí oběd s přáteli z firemní karty. Nebo naopak pokryje firemní výdaj ze soukromého účtu, protože zrovna neměl čas řešit převod. Jednou, dvakrát s to stát může. Problém nastává, když se z toho stane zvyk.

Při účetní závěrce pak musíme dohledávat, co byl skutečně firemní náklad a co osobní spotřeba. Daňový inspektor při kontrole sleduje tuto hranici jako první a pokud je rozmazaná, domněnky přicházejí rychle.

Jak to řešit: Striktně oddělené účty od prvního dne. Firemní výdaj = firemní účet, osobní výdaj = osobní účet. 

Chyba č. 2: Fakturace bez sledování splatností

Tohle je nešvar zvláště menších podnikatelů. Firma vystavuje faktury pravidelně a svědomitě. Jenže nikdo aktivně nehlídá, co je skutečně zaplacené a co ne. Pohledávky se hromadí, přehled chybí.

Výsledek? Na papíře firma vydělává slušné peníze. Na bankovním účtu to tak nevypadá. A když přijde potřeba zaplatit dodavatele nebo odvést zálohy na daň, najednou se ukáže, že zisk existuje pouze v účetním programu ale ne na účtu. 

Jak to řešit: Pravidelný přehled otevřených pohledávek – ideálně jednou týdně. Nastavení upomínek a jasný proces vymáhání. Účetnictví má být nástroj řízení, ne jen evidence.

Chyba č. 3: Špatně nastavené DPH 

DPH je oblast, kde se chyby nejlépe schovávají a nejhůře opravují. Chybná sazba na faktuře, neuplatněný odpočet, přehlédnutá povinnost registrace po překročení obratu. Nebo přenesená daňová povinnost v oborech, kde platí – typicky stavebnictví – ignorovaná nebo špatně pochopená.

Každá taková chyba se hromadí. A protože DPH se podává měsíčně nebo čtvrtletně, do doby, než někdo problém odhalí, může jít o několik let zpětně.

Jak to řešit: Nastavte si DPH správně od začátku, ideálně s odbornou konzultací při zahájení podnikání nebo při vstupu do nového oboru. Pravidelně ho kontrolujte. 

Chyba č. 4: Účetní „to vždycky nějak udělala“ – a pak odešla

Mnoho firem funguje roky na jednom člověku, který nese veškeré know-how v hlavě. Ví, kde jsou doklady, jak jsou nastaveny procesy, co se s čím páruje. Firma si na to zvykne a považuje to za samozřejmost.

A pak ten člověk odejde. Do důchodu, za lepší nabídkou, nebo prostě ze dne na den. Najednou nikdo neví, kde co je. Evidence není předaná, procesy nejsou zdokumentované, přístupová hesla jsou ztracená. Výsledkem je rekonstrukce účetnictví a ztráta času i peněz.

U nás to funguje jinak: naše seniorní účetní se vzájemně kontrolují a zastupují. Každý klient má vždy více než jednoho člověka, který zná jeho účetnictví. Výpadek jednoho člověka neznamená výpadek služby.

Jak to řešit: Nespoléhejte na jednoho člověka bez zálohy – ať už interně nebo externě. Zastupitelnost a dokumentace procesů by měla být standardem. 

Chyba č. 5: Žádný průběžný reporting

Toto je možná nejzávažnější chyba na seznamu. Majitel firmy nemá pravidelný přehled o tom, jak firma skutečně hospodaří. Neví, jestli vydělává nebo prodělává, kde jsou největší nákladové položky a jestli se cash flow vyvíjí správným směrem.

První „zpráva o stavu firmy“ pak přichází od finančního úřadu – a v tu chvíli je na klidné řešení pozdě.

Správné účetnictví není jen povinnost ze zákona. Je to nástroj, který majiteli říká, jak na tom firma je – průběžně, ne jednou ročně po závěrce.

Jak to řešit: Pravidelný reporting nastavený na míru firmě – měsíční přehled příjmů, výdajů, pohledávek a závazků. Nemusí být složitý. Musí být pravidelný a srozumitelný.

Na závěr

Všechny tyto chyby se často mezi klienty opakují a nebezpečné jsou právě v tom, že na první pohled nevypadají jako problém. 

Pokud jste si přečetli celý seznam a v něčem se poznali, je to dobré znamení – uvědomění je první krok. Rádi se podíváme na to, jak to máte nastavené, a řekneme vám na rovinu, co by stálo za to změnit.

Často kladené otázky

Jaké jsou nejčastější chyby v účetnictví malých firem?

Mezi nejčastější patří míchání osobních a firemních financí, chybné nastavení DPH, absence průběžného reportingu a spoléhání na jednoho člověka bez zastupitelnosti.

Co hrozí za chyby v účetnictví při daňové kontrole?

Finanční úřad může doměřit daň, uložit penále a úroky z prodlení. U chyb v DPH může jít o zpětné doměrky za několik let.

Jak poznám, že moje účetnictví není v pořádku?

Typické signály jsou: nesedí vám cash flow s účetním ziskem, nevíte přesně, kolik máte otevřených pohledávek, nebo jste za poslední rok nedostali od účetní žádný přehled o hospodaření firmy.

Co je přenesená daňová povinnost a koho se týká?

Přenesená daňová povinnost znamená, že DPH přiznává a odvádí příjemce plnění, ne dodavatel. Týká se zejména stavebnictví, ale i dalších oborů. Chybné nastavení vede k doměrkům na obou stranách transakce.

Jak zajistit zastupitelnost účetní?

Ideálně volbou jsou účetní firmy, kde na každém klientovi může pracovat více lidí. Interně pak dokumentací procesů a předávacími protokoly.