Mzdové účetnictví a jeho specifika v roce 2026

Když majitelé firem mluví o mzdovém účetnictví, většinou myslí hlavně na to, aby zaměstnanci dostali výplatu mzdy správně a včas. To je pochopitelné. A zároveň je to jen špička ledovce.

Mzdová agenda v roce 2026 zahrnuje desítky povinností, termínů a legislativních pravidel – a chyba v kterékoli z nich se projeví buď na výplatě zaměstnance, nebo při kontrole z úřadu. Pojďme si projít, co mzdové účetnictví skutečně obnáší.

Výpočet mzdy jako základ

Správný výpočet mzdy zahrnuje hrubou mzdu, zákonné srážky, zálohy na daň z příjmu, odvody na sociální a zdravotní pojištění zaměstnance i zaměstnavatele a případné exekuční srážky. K tomu přibývají příplatky za přesčasy, noční směny, práci o svátcích a ztížené pracovní podmínky.

Od ledna 2026 činí minimální mzda 22 400 Kč měsíčně při 40hodinové týdenní pracovní době, respektive 134,40 Kč za hodinu. Minimální mzda se vztahuje také na zaměstnance pracující na DPP a DPČ; její použití není podmíněno vznikem účasti na sociálním či zdravotním pojištění.

Dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti

DPP a DPČ jsou pro mnoho firem flexibilní nástroj pro brigádníky, externisty nebo sezónní výpomoc. Od roku 2026 činí rozhodná částka pro účast na pojištění u DPP 12 000 Kč měsíčně. U zaměstnání malého rozsahu, kam může spadat například DPČ, činí rozhodný příjem 4 500 Kč. Při dosažení těchto částek již vzniká účast na sociálním a zdravotním pojištění a tedy povinnost odvádět sociální a zdravotní pojištění. Tohle je oblast, kde firmy nejčastěji nevědomky chybují.

U dohod je navíc potřeba počítat s nárokem na dovolenou, pokud jsou splněny zákonné podmínky – DPP a DPČ tak už z pohledu mzdové administrativy zdaleka nejsou jen „jednoduché brigádnické smlouvy“. V OJC už mezi zpracováním mzdy na HPP nebo na dohodu vlastně ani neděláme rozdíl. 

Zaměstnanecké benefity a jejich zdanění

Benefity jsou dnes součástí odměňování u naprosté většiny firem. Od roku 2026 se mění pravidla jejich zdanění: osvobození se vztahuje na vybraná nepeněžní plnění poskytovaná nad rámec mzdy, platu či odměny, která nejsou náhradou za příjem ani odměnou přímo navázanou na pracovní výkon.

Zdravotní benefity jsou osvobozeny do výše průměrné mzdy ročně (aktuálně 48 967 Kč), ostatní benefity jako sport nebo kultura do poloviny průměrné mzdy (aktuálně 24 483,50 Kč).

Navíc od roku 2026 platí, že část mzdy již nelze vyplácet formou benefitů. Kdo měl takto nastavené odměňování, musel strukturu přenastavit.

U nás kontrolujeme nastavení benefitů u každého klienta při roční revizi, aby se třeba nestalo, že firma vyplácí zaměstnanecký benefit, který je fakticky zdanitelným příjmem.

JMHZ: nová měsíční povinnost pro každého zaměstnavatele

Od dubna 2026 musí každý zaměstnavatel podávat jednotné měsíční hlášení (JMHZ), které nahrazuje až 25 různých formulářů rozesílaných dříve na různé úřady. Hlášení se podává elektronicky vždy do 20. dne následujícího kalendářního měsíce a obsahuje jak souhrnné údaje o firmě, tak individualizované údaje o každém zaměstnanci zvlášť.

Za nepodání JMHZ nebo nesplnění některých souvisejících povinností mohou zaměstnavateli hrozit významné sankce. U vybraných porušení zákon stanoví pokutu až 5 000 Kč násobenou počtem zaměstnanců. V praxi je proto zásadní nejen včasné podání, ale také správnost a úplnost vykazovaných údajů.

JMHZ patří i několik měsíců po svém spuštění mezi významná témata mzdové agendy, které s klienty řešíme. Vyžaduje správně vedená personální data, správnou registraci zaměstnanců a mzdový software připravený na nové datové požadavky.

Evidence zaměstnanců a hlášení změn

Mzdová agenda začíná už před nástupem zaměstnance správnou registrací pracovního vztahu a nastavením všech potřebných údajů v personálním a mzdovém systému. 

Od 1. července 2026 je navíc nutné nové zaměstnance registrovat ještě před jejich nástupem k výkonu práce. Správné nastavení nástupního procesu je proto ještě důležitější než dříve.

V průběhu zaměstnání je nutné správně evidovat a v zákonných lhůtách vykazovat rozhodné změny a skutečnosti – od změn pracovního vztahu přes pracovní neschopnost či rodičovskou až po srážky ze mzdy. 

Tato agenda končí odchodem zaměstnance, jeho odhlášením ze všech registrů, vydáním zápočtového listu, případně potvrzením o zdanitelných příjmech.

Každý z těchto kroků má svůj termín. 

Pracovnělékařské prohlídky

Od roku 2026 se zpřesnily požadavky na obsah žádosti o pracovnělékařskou prohlídku – nově musí obsahovat detailnější informace o pracovním zařazení, směnách, rizikových faktorech a době expozice. Zaměstnavatel odpovídá za to, že zaměstnanec prohlídku absolvoval ve správném termínu a pro správnou kategorii práce.

Roční zúčtování a závěrka mzdové agendy

Jednou ročně se vše sečte: roční zúčtování záloh na daň z příjmů pro zaměstnance, kteří o to požádají, potvrzení o zdanitelných příjmech, výkazy pro statistické účely. Mzdová účetní musí mít přehled o celém roce, ne jen o posledním měsíci.

Co z toho plyne pro vaši firmu

Mzdové účetnictví je agenda, která se dotýká každého zaměstnance, každého úřadu a každého měsíce. Jedna chyba v nastavení DPP limitů, opožděné JMHZ nebo špatně nastavený benefit – každé z toho má reálný dopad, ať už na peněženku firmy nebo na vztah se zaměstnancem.

Mnoho firem tuto agendu stále řeší interně, jedním člověkem, který „to vždycky nějak udělal“. Riziko interně vedených mezd často není v samotném výpočtu mzdy, ale v závislosti na jednom člověku, nedostatečné zastupitelnosti a v množství legislativních změn, které je nutné průběžně promítat do procesů a mzdového systému.

Pokud chcete vědět, jestli je vaše mzdová agenda nastavena správně, rádi se na ni podíváme a řekneme vám na rovinu, kde jsou rizika.

Často kladené otázky

Co je mzdové účetnictví a co zahrnuje?
Mzdové účetnictví zahrnuje výpočet mezd a odvodů, správu dohod o provedení práce a pracovní činnosti, evidenci zaměstnanců, hlášení změn na úřady, zpracování benefitů, podávání JMHZ a roční zúčtování daně. Jde o komplexní agendu s přísně stanovenými termíny.

Jaká je minimální mzda v roce 2026?
Od 1. ledna 2026 je minimální mzda 22 400 Kč měsíčně při stanovené týdenní pracovní době 40 hodin, respektive 134,40 Kč za hodinu. Vztahuje se na všechny zaměstnance včetně těch pracujících na dohody.

Jaké jsou limity pro DPP a DPČ v roce 2026?
U dohody o provedení práce (DPP) je hranice pro odvody 12 000 Kč měsíčně, u dohody o pracovní činnosti (DPČ) 4 500 Kč měsíčně. Od těchto částek je povinnost odvádět sociální a zdravotní pojištění.

Co je JMHZ a musím ho podávat?
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) musí od dubna 2026 podávat každý zaměstnavatel s alespoň jedním zaměstnancem. Nahrazuje až 25 různých formulářů a podává se elektronicky vždy do 20. dne následujícího měsíce.

Kdy se vyplatí svěřit mzdové účetnictví externí firmě?
Mzdová agenda má smysl outsourcovat tehdy, když interní kapacita nestačí sledovat legislativní změny, kdy firma roste a přibývají různé typy pracovních vztahů, nebo když za správnost výpočtů potřebujete někoho, kdo za ně ručí profesně.